En el mundo actual en el que vivimos, cada vez es más importante tener todos los documentos digitalizados para evitar posibles pérdidas y optimizar los espacios de nuestras oficinas.
Uno de los cambios más notables y transformadores en el ámbito de las transacciones comerciales es la adopción masiva de facturas electrónicas. Esta innovadora alternativa a las tradicionales facturas en papel ha abierto las puertas a un panorama empresarial más eficiente, sostenible y conectado.
Qué son las facturas electrónicas
Una factura electrónica es un documento fiscal digital que reemplaza a la tradicional factura en papel. Es una representación digital de una transacción comercial entre un proveedor y un cliente, utilizada para registrar la venta de bienes o servicios y establecer las obligaciones financieras entre las partes.
En lugar de imprimirse en papel, la factura electrónica se genera, envía y almacena en formato electrónico, generalmente en archivos PDF, XML u otros formatos digitales adecuados. Para garantizar su autenticidad e integridad, la factura electrónica suele contar con una firma electrónica o un sello digital, que son métodos de autenticación para asegurar que la factura no ha sido alterada y que proviene del emisor legítimo.
La factura electrónica se ha vuelto cada vez más popular y está siendo adoptada por muchos países debido al gran número de ventajas que estas aportan.
Ventajas de utilizar las facturas electrónicas
- Mejora en el control fiscal: Facilita la verificación y fiscalización de las transacciones comerciales por parte de las autoridades tributarias, lo que favorece el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
- Seguridad y autenticidad: Incorpora firmas electrónicas o sellos digitales que garantizan la autenticidad e integridad del documento, evitando la falsificación o manipulación.
- Integración con sistemas ERP: Puede integrarse con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para una gestión contable y financiera más cohesionada y eficiente.
- Reducción de costos: Elimina gastos asociados con la impresión, envío y almacenamiento de facturas en papel.
- Mayor eficiencia: Permite un procesamiento más rápido y automatizado en sistemas contables, agilizando los ciclos de pago.
- Menor margen de error: Al automatizar el proceso de facturación, se reducen los errores humanos y se evitan discrepancias en los datos.
- Acceso remoto y global: Las facturas electrónicas pueden ser enviadas y recibidas desde cualquier lugar del mundo, permitiendo operaciones comerciales internacionales sin barreras físicas.
Funcionalidades que ofrecen
Las funcionalidades hacen de la factura electrónica una herramienta poderosa para optimizar los procesos comerciales, mejorar la gestión financiera y simplificar la administración de documentos contables. Algunos de sus usos son:
- Emisión y Recepción Electrónica: La factura electrónica permite la generación y envío digital de facturas desde el emisor al receptor, eliminando la necesidad de documentos impresos.
- Firma Electrónica: Incorpora firmas electrónicas o sellos digitales para garantizar la autenticidad e integridad de la factura, asegurando que proviene del emisor legítimo y no ha sido alterada.
- Automatización: Permite la automatización del proceso de facturación, desde la generación hasta el envío y registro, reduciendo la intervención manual y minimizando errores.
- Integración con Sistemas de Gestión: Puede integrarse con sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) y otros sistemas de gestión contable, facilitando el flujo de información entre diferentes áreas de la empresa.
- Archivado Digital: Las facturas electrónicas se almacenan digitalmente, permitiendo un fácil acceso y una mejor organización de los registros contables.
- Control de Pagos: Permite llevar un seguimiento detallado de los pagos recibidos y pendientes, lo que facilita la gestión de la liquidez y la planificación financiera.
- Validación Automática: Algunos sistemas de facturación electrónica cuentan con validaciones automáticas que aseguran que la factura cumpla con los requisitos fiscales antes de ser enviada.
- Notificaciones y Recordatorios: Puede enviar notificaciones y recordatorios automáticos a los clientes sobre facturas pendientes o vencidas, agilizando el proceso de cobro.
- Formatos Adaptables: Permite la emisión de facturas en diferentes formatos y estándares, adaptándose a las regulaciones fiscales de cada país o jurisdicción.
- Seguimiento en Tiempo Real: Facilita el seguimiento en tiempo real del estado de las facturas enviadas, recibidas y pagadas, brindando mayor visibilidad sobre la situación financiera de la empresa.
En qué sectores se utilizan las facturas electrónicas
Las facturas digitalizadas están en prácticamente todos los sectores. A continuación indicamos algunos de los más comunes y que mayor uso hacen de la misma:
- Sector Retail: Tiendas minoristas y grandes superficies pueden utilizar la factura electrónica para agilizar las transacciones con sus proveedores y gestionar de manera eficiente la facturación hacia los clientes.
- Industria Manufacturera: Empresas manufactureras pueden beneficiarse de la factura electrónica para mejorar la gestión de pagos a proveedores y facilitar el registro contable de las operaciones comerciales.
- Sector Servicios Profesionales: Despachos de abogados, consultorías, agencias de marketing y otras empresas de servicios profesionales pueden emplear la factura electrónica para una facturación más rápida y precisa.
- Sector Financiero: Bancos y otras instituciones financieras pueden utilizar la factura electrónica para la emisión y recepción de facturas entre empresas, así como para ofrecer servicios de facturación electrónica a sus clientes.
- Sector de Tecnologías de la Información: Empresas de tecnología pueden implementar la factura electrónica para mejorar sus procesos internos y ofrecer soluciones de facturación electrónica a sus clientes.
- Sector Sanitario: Clínicas, hospitales y centros médicos pueden utilizar la factura electrónica para una gestión más eficiente de sus operaciones financieras y facilitar el proceso de facturación a los pacientes y aseguradoras.
- Sector Logístico y Transporte: Empresas de transporte y logística pueden emplear la factura electrónica para una gestión más ágil de los pagos y mejorar la trazabilidad de las transacciones comerciales.
- Sector Educación: Instituciones educativas, desde colegios hasta universidades, pueden utilizar la factura electrónica para la facturación de matrículas, servicios y otros conceptos relacionados con la educación.
- Sector Gobierno y Administraciones Públicas: Entidades gubernamentales pueden adoptar la factura electrónica para agilizar la facturación entre departamentos y proveedores, mejorando la transparencia y eficiencia en los procesos.
- Sector Turismo y Hostelería: Hoteles, restaurantes y empresas del sector turístico pueden utilizar la factura electrónica para agilizar los pagos de proveedores y mejorar la experiencia de los clientes.
Como vemos, cada vez son más los sectores que se unen a la digitalización de sus facturas gracias a las ventajas que ofrece las facturas y firmas electrónicas.
Leyes que las regulan en la actualidad
La ley “Crea y Crece”, aprobada en septiembre de 2022, busca obligar a las empresas a que cada vez estén más digitalizadas y a tener online todas las facturas que emitan. El proceso de adaptación aun deja un tiempo de margen (entre 1 o 2 años, dependiendo del nivel de facturación), pero está claro que tarde o temprano todas las empresas deberán estar adaptadas.
Algunas obligaciones para las empresas:
- Expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales
- Garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuita entre plataformas tecnológicas.
- Mantener el acceso a las facturas durante al menos 4 años, o 3, si estos dejan de ser clientes.
Como hemos visto, el uso de las facturas electrónicas cada vez está más extendido, y a corto o medio plazo será imprescindible contar con un software de firma electrónica que te permita gestionarlas. Aprovecha ahora y hazte una cuenta gratuita con la que podrás disfrutar durante 15 días de varios documentos con total validez jurídica.
