Las cuentas anuales son un documento indispensable que deben elaborar y presentar la mayoría de empresas y se pueden presentar de muchas formas. En este artículo vamos a ver qué son, tipos o la firma electrónica de las cuentas anuales, entre otras cosas.
¿Qué son las cuentas anuales?
Las cuentas anuales son un documento único, compuesto por varios estados financieros, que las empresas deben presentar para dejar constancia de su situación financiera.
Dicho documento se elabora de forma anual coincidiendo con el cierre del ejercicio salvo en dos situaciones: modificación de la fecha del cierre del ejercicio o una disolución de la empresa.
¿Qué estados financieros componen las cuentas anuales?
Son varios los estados financieros (o estados contables) los que configuran el documento de las cuentas anuales:
Balance de situación
Está compuesto por tres bloques: activo, pasivo y patrimonio neto
- Activo: son aquellos bienes y derechos que posee una empresa. Cuando nos referimos a Activo No Corriente quiere decir que dichos bienes y derechos permanecerán en la empresa más de un año y, si el plazo es menor, se denomina Activo Corriente.
- Pasivo: son todas las obligaciones de pago que tiene la empresa. Al igual que en el Activo, se puede dividir en ‘no corriente’ y ‘corriente’ con la misma característica de temporalidad.
- Patrimonio neto: está formado por los fondos propios de la empresa y sirven para financiar a la empresa gracias a los beneficios surgidos del año anterior y a las aportaciones de los socios y accionistas de la empresas
Cuenta de pérdidas y ganancias
Indica el estado económico de la empresa gracias a la diferencia entre los ingresos y los gastos de la misma. En este estado hay que diferenciar los resultados de explotación del resultado final y nos podemos encontrar partidas como:
- Importe de la cifra de negocio
- Gastos de personal
- Ingresos y gastos financieros
- Pérdidas y ganancias originadas en la enajenación de activos fijos
- Consumo de existencias
Estado de cambios del patrimonio neto
Reflejan todos los cambios habidos en el Patrimonio Neto: ampliaciones de capital, subvenciones, reparto de dividendos, reservas, etc
Estado de Flujos de Efectivo (EFE)
Indican los cobros y pagos realizados por la empresa para tener constancia de los movimientos de efectivo producidos a lo largo del ejercicio.
Memoria
Informe que detalla las acciones sucedidas a lo largo del año protagonizado por los demás documentos que integran las cuentas anuales
Por norma general, la unificación de estos estados sería el documento a presentar por parte de la empresa. Bien es cierto que existen las cuentas anuales abreviadas cuya versión es más simplificada.
Tipos de cuentas anuales
Según diversos criterios de clasificación existen varios tipos de cuentas anuales:
Cuentas anuales ordinarias
Es aquel informe que debe presentar cualquier empresa que esté obligada a presentar sus cuentas anuales.
Cuentas anuales abreviadas
Son más simples que las cuentas anuales ordinarias y su contenido es mucho más reducido.
- Balance abreviado.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviadas.
- Memoria abreviada.
Cuentas anuales PYME
Las empresas que estén asignadas en esta elección jurídica podrán elegir si presentar sus cuentas anuales de manera ordinaria, en su versión específica para PYMEs o de forma abreviada si cumple con los requisitos.
Cuentas anuales microempresa
Cuentan con una versión específica más simplificada y también deben cumplir ciertos criterios.
¿Para qué sirven las cuentas anuales?
Las cuentas anuales sirven para dar un reflejo fiable de la situación de la empresa en el momento puntual de la presentación y la evolución durante el ejercicio.
Al estar redactado de forma clara y con la información relevante, todos aquellos agentes que quieran conocer el estado de la empresa (socios, clientes, proveedores, acreedores, bancos, etc) podrán hacerlo de una forma más cómoda.
¿Qué empresas deben presentar las cuentas anuales?
La presentación de las cuentas anuales repercute a todas las empresas a excepción de determinados autónomos y sociedades no mercantiles.
Entre las empresas que sí están obligadas a presentar dichas cuentas nos encontramos con:
- Sociedades Anónimas (S.A)
- Sociedades Limitadas (S.L)
- Sociedades Comanditarias por Acciones y de garantía recíproca.
- Sociedades extranjeras con sucursal en España.
- Fondos de Pensiones.
- Cualquier otra empresa que esté obligada a presentar las cuentas anuales.
Firma de las cuentas anuales
Según el Plan General de Contabilidad (PGC), las cuentas anuales deben ser elaboradas por el empresario o los administradores de la empresa.
Tras la elaboración, existe la duda sobre quién firma las cuentas anuales. Dichas cuentas serán firmadas por:
- El empresario tratándose de una persona física
- Los socios con responsabilidad ilimitada
- Todos los administradores de las sociedades
La posibilidad de integrar la firma electrónica en las cuentas anuales es una ventaja para las empresas por diversos motivos:
- Fácil de usar y gestionar
- Ágil y automatizada
- Segura al cumplir con el Reglamento eIDAS
- Ahorra en costes y tiempos de gestión
- Reducción del uso de papel
- Almacenamiento durante 4 años en la nube
Presentación y plazo de las cuentas anuales
Una vez aprobadas y firmadas las cuentas anuales por la Junta General de la empresa, el documento debe presentarse en el Registro Mercantil del domicilio social.
Si hacemos alusión a los formatos de presentación de las cuentas anuales, podemos diferenciar tres formas:
- En papel: se trata de la versión más tradicional. Esto implica presentarse en el Registro Mercantil con las cuentas, instancia de presentación y un certificado de aprobación.
- CD o DVD: es similar a la acción anterior con la única peculiaridad de que toda la documentación se encuentra dentro de un medio digital.
- Forma telemática (Internet): es considerada la forma más rápida y eficiente. Con la firma electrónica de las cuentas anuales se pueden presentar sin la necesidad de desplazarnos.
En cuanto al plazo de presentación, será de un mes a partir de la aprobación mencionada anteriormente.
Presentación digital de las cuentas anuales
Al ser el método de presentación cada vez más usado, la presentación de las cuentas anuales por Internet se pueden realizar vía web del Colegio Oficial de Registradores.
Una vez dentro de la web debemos darnos de alta en el que caso de que no lo estemos y descargar el programa informático D2.
Una vez dentro del programa, cumplimentaremos la información necesaria acorde a la empresa y cuentas a presentar y cuya finalización culmina con el pago de la tasa correspondiente.
Conclusión
Gracias a la digitalización, la presentación online de las cuentas anuales y la firma digital de las cuentas anuales hace que este tipo de acciones se puedan hacer de una forma más rápida, menos costosa y más eficiente.
Con la herramienta de firma electrónica efirma GO podrás agilizar este tipo de trámites de una forma sencilla y adaptada a tus necesidades. Para ello puedes consultar nuestros planes o puedes ponerte en contacto con nosotros al 911 299 604 o mediante email: info@efirma.es
