No hace tanto tiempo que ha aparecido en el panorama de las herramientas de software la firma electrónica y sin embargo, ya sabemos que ha llegado para quedarse. El sector de la abogacía no es una excepción.
El software legaltech que está destinado a abogados y juristas para ayudar en áreas concretas del Derecho se han convertido en parte fundamental de la gestión eficaz del despacho y una forma de aumentar la productividad y ahorrar tanto en tiempo como en costes asociados. Quizá el software más utilizado hasta ahora eran los programas de gestión de notificaciones electrónicas.
La firma electrónica para abogados.
La firma electrónica para el sector de los abogados no se escapa de esta consideración, pero como no podía ser de otra manera, los condicionantes legales y su validez jurídica suelen ser las principales cuestiones que se plantean como dudas para implementar una herramienta de firma electrónica en el bufete.
Además, la firma presencial, que aporta grandes ventajas como la digitalización inmediata y documentos firmados por clientes y ahorro de papel, también genera duda a pesar de ser igualmente válida y legal.
¿Es válida la firma electrónica para un despacho de abogados?
Las firmas electrónicas son legalmente válidas en la UE, tal como se define en el Reglamento de identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza (eIDAS). efirma GO cumple completamente esta legislación.
En la Unión Europea, las firmas electrónicas reciben reconocimiento legal mediante el Reglamento (UE) nº 910/2014, más comúnmente conocido como el Reglamento eIDAS. El Reglamento eIDAS entró en vigor el 1 de julio de 2016, reemplazando la Directiva de firma electrónica (1999/93 / CE). Es obligatorio para todos los estados miembros de la UE y tiene prioridad sobre cualquier ley nacional existente. ¿Cómo utilizar la firma electrónica en un bufete?
¿Qué tipos de firma electrónica existen jurídicamente?
- FIRMA ELECTRÓNICA SIMPLE El reglamento define una firma electrónica simple como datos en formato electrónico que se adjunta o se asocia lógicamente con otros datos en formato electrónico y que un firmante utiliza para firmar. Es decir, es una forma electrónica de una firma que un firmante aplica a un documento como evidencia de su intención de firmar.
- FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA Una firma electrónica avanzada es una firma electrónica básica que cumple con los siguientes requisitos: · Estar vinculada de manera única al firmante · Permitir identificar al firmante. · Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede, con un alto nivel de confianza, utilizar bajo su exclusivo control. · Estar vinculada a los datos firmados de tal forma que cualquier cambio posterior en los datos sea detectable.
- FIRMA ELECTRONICA CUALIFICADA También llamada firma electrónica reconocida es idéntica a la firma electrónica avanzada pero está basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Esta firma tiene, para los documentos electrónicos, el mismo valor que la firma manuscrita para los documentos en papel.
El sistema de efirma GO garantiza la integridad de los documentos firmados mediante una firma electrónica con un certificado privado (generado por la FNMT) y sellado (sello de tiempo) por un tercero de confianza (Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica-ACCV). Se identifica de forma única al firmante recabando los datos biométricos de su firma manuscrita (velocidad de trazo, posición y tiempo) y otras variables propias del contexto en que esta se realizó… Junto a los datos biométricos se adjunta un HASH (resumen) del documento y se procede a la encriptación de manera que se garantice que no han sido objeto de manipulación o extracción de otro documento.
¿Qué documentos pueden ser firmados electrónicamente en un despacho de abogados?
Sabiendo que cualquier documento firmado electrónicamente tiene la validez jurídica vinculante y que estas firmas electrónicas han de ser de personas físicas, desde nuestro bufete podemos agilizar de manera rápida las gestiones y procesos de firmas con nuestros clientes. Con la firma electrónica avanzada tus clientes firmarán en el momento que les envíes el documento sin necesidad de desplazarse a tu despacho, evitando esperas para él y tiempo no productivo para ti.
Los recordatorios y la automatización de envío harán que puedas tener todos los documentos sin firmar, a la espera o ya firmados controlados para su gestión y accesibles de manera organizada para tener una óptima gestión documental.
Los principales documentos que pueden ser firmados electrónicamente:
- Contratos de servicios
- Pactos de socios
- Actas de juntas
- Contratos de Confidencialidad
- Adhesiones
- Delegaciones de voto
- Reclamaciones de impago
- Envío de minutas
- Mandatos SEPA
- Notificaciones con acuse de recibo…
¿Qué ventajas tiene la firma electrónica en la abogacía?
- Reducción de costes
- Disminución del riesgo: tanto de asegurar la integridad del documento, como del deterioro o extravío del mismo.
- Ahorro de tiempo.
- Percepción del cliente de mayor calidad en el servicio.
- Minimizar errores.
- Puesta a disposición del documento.
- Compromiso medioambiental.
Ahora puedes probar gratis efirma GO con nuestros planes especialmente diseñados para despachos de abogados. Pide tu demo de firma electrónica.
¿Quieres ver como funciona en solo 1 minuto? Mira este vídeo.
