Las asesorías proporcionan una serie de servicios que requieren el intercambio de gran cantidad de documentación y en la gran mayoría es necesaria la firma del cliente. En este contexto, la utilización de la firma electrónica representa una gran oportunidad de mejora de servicio, ahorrando costes y tiempo.
En el artículo de hoy hablamos de las ventajas que tiene la firma electrónica para las asesorías y despachos profesionales.
La firma electrónica en una asesoría
En cualquier asesoría, no importa si es fiscal, contable, laboral o legal, se trabaja con gran cantidad de información y documentos para asesorar y ayudar al cliente a cumplir con sus obligaciones legales, tributarias o con la Seguridad Social.
Cada vez son más los organismos que evitan autorizaciones en soporte papel para realización de gestiones. Y, en el caso de las Administraciones públicas, la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector público obligan a que los usuarios se relacionen a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.
Y ya no hablamos solo de la firma electrónica como la venimos conociendo, sino que se añade también la firma presencial electrónica, la cual permite a las asesorías y empresas en general enviar el documento que necesitan firmar a un dispositivo concreto para que el cliente ahí presente lo firme y queden digitalizados los documentos al instante.
Si a todo esto añadimos que debido a la crisis del COVID la mayoría de las gestiones y solicitudes que se realizaban de forma presencial o mediante documentos en formato físico (es decir, envíos de cartas, papeles, fax, etc.) han ido echándose a un lado para dejar paso a los certificados digitales o a las firmas digitales, tener una aplicación de firma electrónica en una asesoría se hace más que esencial.
Ventajas de usar en una asesoría la firma electrónica
Una de las ventajas de contar con una firma electrónica en tu asesoría o despacho profesional es que te permitirá agilizar y realizar con mayor rapidez determinados trámites y siempre, además, hacerlo mediante un software que prime la seguridad del usuario. Además, evitarás aglomeraciones de personas a la hora de realizar alguna gestión y también ahorrarás tiempo y dinero, ya que los trámites se realizan más rápidamente.
Otra ventaja es que las aplicaciones de firmas electrónicas suelen ser sencillas de utilizar y se puede utilizar desde cualquier dispositivo (móvil, tablet, ordenador…). Sin olvidarnos de que la validez legal de la firma está garantizada ya que cumplen con el marco normativo, tanto a nivel europeo como estatal.
A todo esto hay que añadir que con la gestión tradicional en papel se produce un gasto de papel y de tinta enorme. Esto conlleva un gasto económico innecesario y un gran impacto medioambiental. Por otro lado, todo ese papel debe ser organizado y almacenado para que sea sencillo buscar algún documento en un momento concreto, pero todas estas gestiones ocupan espacio y tiempo.
Resumiendo, las ventajas de usar la firma electrónica en una asesoría son:
- Agilizar trámites.
- Ahorrar tiempo y dinero.
- Fáciles de utilizar.
- Se pueden usar desde cualquier dispositivo.
- Es segura.
- Tienen validez legal.
- Evitan la necesidad de que el cliente se presente en la oficina para la realización de gestiones.
- En la mayoría de aplicaciones se dispone de trazabilidad en todos los pasos.
- Cero gasto en papel y almacenamiento.
¿Cómo puede aprovechar una asesoría la firma electrónica?
Gracias a la firma electrónica tu asesor puede ayudarte con diversidad de trámites en línea desde la solicitud de certificados de vida laboral hasta la firma telemática de cuentas anuales y libros mercantiles de sociedades.
Los usos de la firma electrónica en una asesoría:
- Alta de la actividad de una empresa o autónomo.
- Altas, bajas y variaciones de tus trabajadores.
- Firma de documentos laborales del Departamento de RRHH, como: Documentos de PRL y comunicaciones laborales, finiquitos, reducción de jornadas…
- Recepción de notificaciones y contestaciones en plazo de Seguridad Social, Hacienda, D.G.T…
- Solicitud y descarga de certificados e informes para contratistas y clientes.
- Poder de representación frente a los organismos públicos en requerimientos y comunicaciones.
- Presentación de impuestos y pago con cargo en cuenta, sin tener que obligar al cliente a ir presencialmente a su banco: IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades, tasas…
- Consulta de deudas y fraccionamientos de IVA y otros impuestos.
- Descargar los datos fiscales de tu renta y hacer la declaración anual.
- Presentar telemáticamente subvenciones y ayudas, la prestación por desempleo, etc.
- Firma de facturas, cesión de poderes.
- Firma de compraventa de viviendas, alquileres, y otros relacionados con inmobiliarias.
En definitiva, usando la firma electrónica en una asesoría o despacho profesional podrás ahorrar tiempo tanto para ti como para tu cliente, ya que no tendrás que realizar gestiones de forma presencial, sino que podrás hacerlas tranquilamente desde tu despacho o incluso desde tu casa.
También dejarás de usar tanto papel, para continuar con ese proceso de digitalización que ya empezaste y, por supuesto, ahorra costes de desplazamiento, en envíos y en definitiva, en cualquier trámite.
Con efirma GO podrás implementar la firma electrónica en tu asesoría, accediendo a todas las ventajas que esta ofrece, mejorando así los procesos de firma y gestión de documentos. Estos beneficios son positivos tanto para la empresa como para los profesionales y clientes, quienes verán mejor aprovechado su tiempo.
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