Cuando tenemos que llevar a cabo la firma de un documento, es muy importante identificar correctamente al firmante, y esto lo permite la firma electrónica avanzada. Pero no solo eso; esta firma tiene multitud de ventajas que la hacen única y que veremos a continuación.

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

La firma electrónica avanzada es la evolución tecnológica de la firma autógrafa.
Si en el pasado se acostumbraba a firmar con un bolígrafo o pluma sobre el papel, en la actualidad es más común hacerlo de forma digital.

Ahora, podemos realizar una firma electrónica desde nuestro teléfono móvil o en tabletas dedicadas, como las que usan algunas empresas de paquetería, sucursales y administraciones.

Dicha firma permite la Identificación del firmante de manera inequívoca, además de salvaguardar la integridad del documento firmado, para garantizar que sea exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación.

Además, estas firmas avanzadas permanecerán intactas con el paso de los años y asegurarán una validez legal en aquellos documentos que hayan sido firmados.

Requisitos imprescindibles para que sea válida

El reglamento eIDAS, del que hablaremos más adelante, indica en su artículo 26 las exigencias jurídicas de la firma electrónica avanzada, requiriendo lo siguiente:

• Debe estar vinculada al firmante de manera única
• Permitir la identificación del firmante
• Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo
• Estar vinculada con los datos firmados por la misma, de modo, que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Ventajas de la firma electrónica avanzada

La superioridad que esta nos ofrece frente a la manuscrita son notables:

• • Ahorro de tiempo y dinero: Las aplicaciones y programas electrónicos para digitalizar la firma sustituyen un gran número de procesos, y como resultado, se produce un abaratamiento de esta actividad dentro de la empresa.
    Ahora no es necesario el envío de documentos físicos para su firma manuscrita, por lo que se puede dar un mejor servicio a sus clientes y herramientas que agilizan el trabajo de los empleados. 

• • Espacio de almacenamiento y custodia del documento: La exportación de ficheros físicos a digitales conocidos como La Nube le ha supuesto a muchas empresas y entidades un ahorro considerable de espacio al mismo tiempo que ha facilitado su acceso y disponibilidad a todas las partes.
    Debido a la interconexión mundial social y económica es de vital importancia garantizar la agilización de los procesos que de ser físicos requerirían de una inversión de tiempo y esfuerzos materiales y humanos.

• • Características técnicas de seguridad: Permite la identificación del firmante mediante la recopilación de datos anexos y vinculados al documento que ayudan a validar y comprobar su inviolabilidad. Hablamos de análisis biométricos que permiten registrar la presión y fluidez del trazo, y de un sistema de geolocalización,
    Además de crear el vinculo entre los datos y el firmante, de modo tal que cualquier modificación posterior de los mismos sea notable.
  • Validez legal: La firma electrónica avanzada tiene reconocimiento legal en muchos países y puede tener el mismo valor que una firma manuscrita en muchos contextos legales.
  • Eficiencia: Con la firma electrónica avanzada, los documentos se pueden enviar y firmar de forma remota, lo que agiliza los procesos y evita retrasos innecesarios.
  • Reducción de costos: Al eliminar la necesidad de papel, impresión, envío postal y almacenamiento físico, la firma electrónica avanzada puede ayudar a reducir los costos operativos.
  • Rastreabilidad: Las firmas electrónicas avanzadas suelen dejar un registro detallado de las acciones realizadas, lo que proporciona un mayor nivel de rastreabilidad y seguridad.
  • Mayor alcance: Con la firma electrónica avanzada, es posible obtener documentos firmados electrónicamente de personas ubicadas en diferentes lugares geográficos, lo que facilita la colaboración y agiliza los procesos de negocio.
  • Menor impacto ambiental: Al reducir el uso de papel y la necesidad de transporte físico, la firma electrónica avanzada contribuye a la conservación del medio ambiente y a la sostenibilidad.
  • Comodidad: Los firmantes pueden acceder y firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, utilizando dispositivos electrónicos como computadoras, tabletas o teléfonos móviles.
  • Cumplimiento normativo: La firma electrónica avanzada puede ayudar a cumplir con requisitos legales y normativos específicos, como la Ley de Firma Electrónica en diferentes jurisdicciones.
  • Más fácil de obtener que la cualificada: La avazanda es más sencilla de obtener que la firma electrónica cualificada y con un amplio porfolio de posibilidades para poder firmar.
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Utilidad que ofrece la firma avanzada:

Algunos ejemplos de documentos que esta permite firmar son:

• Contratos comerciales: Permite firmar contratos comerciales de manera rápida y segura, agilizando el proceso de cierre de acuerdos.

• Documentos legales: Facilita la firma de documentos legales, como acuerdos de confidencialidad, poderes notariales, testamentos, entre otros.

• Autorizaciones y consentimientos: Permite obtener autorizaciones y consentimientos electrónicos, como permisos de uso de datos personales, consentimiento informado en el ámbito médico, entre otros.

• Transacciones financieras: Agiliza la firma de documentos relacionados con transacciones financieras, como préstamos, hipotecas, inversiones, entre otros.

• Recursos humanos: Simplifica los procesos de contratación y firmas electrónicas de documentos relacionados con recursos humanos, como contratos laborales, políticas internas, acuerdos de confidencialidad con empleados, entre otros.

• Comercio electrónico: Permite la firma de contratos y acuerdos en el ámbito del comercio electrónico, como términos y condiciones, acuerdos de venta, contratos de servicios, entre otros.

• Administración pública: Facilita la firma de documentos en el ámbito de la administración pública, como solicitudes, trámites, permisos y licencias.

• Licitaciones y contratos públicos: Agiliza el proceso de firma de documentos relacionados con licitaciones y contratos públicos, mejorando la eficiencia y la transparencia.

• Servicios financieros: Permite la firma de documentos relacionados con servicios financieros, como apertura de cuentas, contratos de seguros, transferencias de fondos, entre otros.

• Sector inmobiliario: Facilita la firma de contratos de compraventa y alquiler de propiedades, así como otros documentos relacionados con el sector inmobiliario.

• Educación: Permite la firma de documentos educativos, como matrículas, contratos de servicios educativos, acuerdos de colaboración entre instituciones educativas, entre otros.

• Salud: Simplifica la firma de documentos en el ámbito de la salud, como consentimientos informados, historias clínicas electrónicas, acuerdos de confidencialidad con proveedores de servicios médicos, entre otros.

• Seguros: Agiliza la firma de contratos de seguros, pólizas y otros documentos relacionados con el sector asegurador.

• Telecomunicaciones: Permite la firma de contratos de servicios de telecomunicaciones, acuerdos de confidencialidad, entre otros documentos propios de la industria.

• Compras y ventas: Facilita la firma de documentos relacionados con compras y ventas, como órdenes de compra, facturas, contratos de suministro, entre otros.

• Acuerdos de socios: Agiliza la firma de acuerdos entre socios, como pactos de accionistas, acuerdos de distribución, contratos de franquicia, entre otros.

• Proyectos de construcción: Permite la firma de contratos y documentos relacionados con proyectos de construcción, como contratos de obra, subcontratos, órdenes de cambio, entre otros.

• Investigación científica: Simplifica la firma de documentos relacionados con la investigación científica, como acuerdos de colaboración, contratos de propiedad intelectual, entre otros.

• Servicios profesionales: Facilita la firma de contratos de servicios profesionales, como contratos de consultoría, asesoría legal, servicios contables, entre otros.

• Documentos personales: Permite la firma de documentos personales, como contratos de arrendamiento residencial, contratos de préstamos personales, contratos de servicios profesionales, entre otros.

Requisitos legales de la firma electrónica avanzada

Es de gran importancia que la firma de nuestros documentos cuente con validez jurídica.

Ante tal cuestión debemos dirigirnos al reglamento (UE) Nº 910/2014, más conocido como eIDAS, encargado de sistematizar y regular el reconocimiento de identidades electrónicas haciéndola válida en cualquier servicio público online dentro del territorio de la Unión Europea y sus países miembros, pudiendo incluso ser aportadas como medio de prueba en cualquier procedimiento judicial, siempre que se pueda acreditar su validez.

En este sentido, el artículo 3.9 de la Ley de Firma Electrónica indica que “No se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida en relación a los datos a los que esté asociada por el mero hecho de presentarse en forma electrónica”.

A nivel del estado español, tenemos la ley 6/2020, de 11 de noviembre, que regula determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza y aquellos otros aspectos legales que no hayan quedado recogidos por el reglamento eIDAS. En ningún caso, esta ley irá en contra de lo regulado por el reglamento europeo.

Como punto final de este artículo, debemos indicar que efirma GO cuenta con un informe expedido por el reconocido despacho de abogados ECIJA, el cual certifica que la firma electrónica avanzada que ofrece efirma GO cumple con todos los requisitos legales exigidos para su cumplimiento, por lo que en caso de ser necesario, la firma digital de efirma GO puede ser presentada como prueba en los juicios que así lo requieran.

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