La firma electrónica está llegando a todos los ámbitos de la sociedad y, como no podía ser menos, el espectro educativo y de la enseñanza no queda al margen de esto.
En la gestión diaria de cualquier institución educativa, ya sea pública o privada; ya sea academia, colegio, instituto o universidad, los procesos de matriculación, la firma de protección de datos, los convenios de prácticas… crean una cantidad de papel que hay que almacenar, custodiar y tratar que a día de hoy resulta totalmente innecesario.
La firma electrónica en educación
Tanto la firma electrónica como la firma presencial electrónica agilizan las gestiones académicas, tanto desde el punto de vista del departamento administrativo, como desde el del alumno, que al eliminar colas, tener toda su información accesible y mejorar en la calidad y rapidez del servicio, tendrá una mejor imagen de la institución educativa.
Las secretarías de estos centros tienen que organizar en muchos casos, turnos para realizar las matrículas creándose masificaciones, guardar y custodiar una documentación que luego es muy costoso de custodiar y tratar o en otros casos reclamar al alumno de forma periódica la necesidad de firmar tal o cual documento.
Para el caso en el que, por exigencias de dirección los documentos deban ser firmados presencialmente, efirma GO dispone de la firma presencial, que permite enviar un documento a un dispositivo fijo concreto, donde el alumno realizará su rúbrica y quedará perfectamente registrado.
La firma digital hace ganar tiempo en gestión ya que una vez preparada la documentación solo se envía al destinatario, este lo firma desde cualquier dispositivo y queda archivado y rubricado de forma totalmente legal, accesible tanto para el centro como para el usuario desde cualquier lugar y en cualquier momento. Se evitan esperas, dificultades de gestión y en definitiva un ahorro tanto en tiempo como en dinero. La firma electrónica en educación y la gestión online de los trámites administrativos agiliza de manera rápida todos los procesos y hace mantener una relación más fluida con los alumnos, proveedores y trabajadores, mejorando a su vez la calidad del servicio y la imagen de marca.
¿Qué documentos se pueden firmar electrónicamente en una institución de enseñanza?
Cuando hablamos de entidad educativa, hablamos de todos aquellos centros que impartan algún tipo de docencia tanto teórica como práctica y aquí entrarían colegios, academias, institutos, universidades, gimnasios… En todos estos centros se gestiona una serie de documentación susceptible de ser firmada y custodiada, donde la firma electrónica va a jugar un papel importante a partir de ahora y va a cambiar el tratamiento que hacíamos hasta ahora de la documentación administrativa tanto con alumnos como con proveedores y trabajadores. Algunos de los documentos que puedes firmar electrónicamente son:
- Pre-inscripciones.
- Matrículas.
- Domiciliaciones de Recibos (mandatos SEPA).
- Autorizaciones de los progenitores.
- Convenios de prácticas.
- Documentos de protección de datos.
- Documento de cesión de imágenes para RRSS.
- Documentación Corporativa.
- Contratos / Nóminas / Documentación laboral de los profesores.
- Documentos con proveedores.
¿Cómo elegir un software de firma electrónica para el centro?
Nos encantaría que eligieras efirma GO para tu escuela, pero entendemos que tienes que comparar y ver qué solución te puede encajar mejor. Por eso, sí te vamos a comentar en qué deberías fijarte a la hora de contratar un servicio de firma electrónica.
- Que cumpla con todos los estándares de legalidad y sea una firma electrónica avanzada.
- Firma masiva, es decir que podamos enviar a firmar todos los documentos que queramos desde una sola acción.
- API para poder integrarlo en tu software actual y automatizar los procesos.
- Precio escalable y usuarios adecuados al número de firmas que se contraten
- Que no tengan compromiso de permanencia.
- Que no se necesite ninguna app para los firmantes.
- Posibilidad de utilizar SMS certificados.
- Poder probar el programa para evaluarlo adecuadamente.
- Soporte telefónico en español para resolver dudas.
- Gestor documental para un correcto tratamiento posterior.
efirma GO tiene en sus planes la mejor relación prestaciones – precios del mercado en firma electrónica en un proceso de implantación sencillo y que integrarás en tu día a día porque te hará reducir costes y agilizar los trámites desde el minuto 1.
