La firma electrónica ha venido para quedarse. Las ventajas que ofrece con respecto a una firma en papel son innumerables (rapidez, firma desde cualquier dispositivo, documentos guardados en la nube que pueden consultarse al instante cuando se necesita, ahorro de papel y un largo etcétera).
Pero además, otra de las ventajas es la validez legal de la firma electrónica en todo el territorio de la UE gracias al reglamento EIDAS; este reglamento, nº910/2014 entró en vigor el 1 de julio de 2016 y desde entonces cualquier firma realizada electrónicamente en cualquier país tiene validez en otros estados miembros.
Por eso, desde efirma GO hemos querido unirnos y aprovechar la fuerza de este reglamento, y hemos comenzado a ampliar nuestros servicios de firma electrónica en distintos idiomas con el fin de que nuestros clientes puedan hacer crecer su cartera de negocios y firmar acuerdos más allá de nuestra frontera.
La primera actualización importante de este 2023 comienza con la incorporación de 3 idiomas en nuestra aplicación. Los 3 nuevos idiomas que incorporamos en la firma electrónica son:
- Inglés
- Portugués
- Catalán
El cambio de idioma se ha realizado principalmente para aquellos usuarios que hablen otro idioma y puedan recibir las notificaciones y avisos de requerimiento de firma electrónica en inglés, catalán o portugués. Además de esto, un usuario puede estar recibiendo un aviso en un idioma determinado (por ejemplo, inglés) y nosotros, como emisarios del documento, recibir el comprobante de la firma final en otro idioma distinto al que el firmante ha seleccionado. Los idiomas son totalmente configurables y vamos a verlo a continuación cómo podemos gestionarlo.
Cómo usar la firma electrónica en inglés, portugués o calatán
Paso 1:
Cuando vamos a realizar un envío de documento, debemos saber que el idioma que hayamos seleccionado para nosotros o el que elegiremos para el usuario que firma no afecta a los textos del documento, pues este es un pdf y la traducción no se aplica en los mismos.
Paso 2:
A la hora de seleccionar a los destinatarios, justo donde está marcado el círculo rojo aparecen 3 puntitos que clicaremos, y seleccionaremos “editar destinatario”
En el cuadro que se nos abre, seleccionaremos el idioma en el que queremos que el usuario reciba la notificación. En nuestro ejemplo hemos seleccionado la firma electrónica en portugués.
Esta opción es totalmente configurable y cada usuario puede tener un idioma distinto aunque vayan a firmar el mismo documento
Paso 3:
En este punto, el idioma no afecta en ningún punto
Paso 4:
En el último punto del proceso, podremos seleccionar el idioma en el que queremos recibir nosotros el certificado de firma.
Una vez terminemos todo el proceso, enviaremos el documento y tras ver el ejemplo anterior sucederá lo siguiente:
El usuario recibirá la notificación en el idioma seleccionado, abrirá el documento (que lo verá en el idioma original en el que se subió a la plataforma, pues la herramienta, como dijimos anteriormente, no traduce documentos), y al firmarlo recibirá también un email de agradecimiento en el idioma seleccionado.
Certificado de firma electrónica en inglés
Tras esta firma, el emisor del documento tendrá en su correo el certificado del documento firmado redactado en el idioma que seleccionó, (en este ejemplo: portugués). Recordamos que gracias al reglamento EIDAS, la validez de estas firmas y estos certificados son correctas.
Otra forma de configurar la firma electrónica en inglés
Anteriormente hemos explicado como cambiar el idioma a lo largo del proceso de envío de un documento para una firma electrónica, sin embargo, existe otra forma de cambiar el idioma en el que queremos que el usuario reciba los avisos, y esta es desde la opción “Destinatarios”, y al tener nuestro listado completo de usuarios, pincharemos en los 3 puntitos y elegiremos el idioma. A partir del momento en el que hagamos este cambio, ese usuario recibirá las siguientes notificaciones en ese idioma (a no ser que volvamos a cambiarlo)
Programar envíos de la firma digital
Existe también la posibilidad de programar un envío en una determinada fecha. Cuando precisemos esta nueva modalidad, podremos editar el documento tanto como necesitemos hasta el momento del envío, e incluso, si finalmente se cancela el proceso, esto no se contabilizará como un envío realizado.
Esto se puede configurar en el último paso del proceso de envío de un documento.
Estas novedades pretenden facilitar el trabajo de aquellos que usan la firma electrónica en su día a día y para sus gestiones empresariales. Si hasta la fecha no estabas haciendo uso de esta herramienta y crees que puede ayudarte en tu día a día, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y te asesoraremos para que comiences a utilizarla desde el primer momento en que la necesites.
O también puedes darte de alta en una versión gratuita de nuestro software y probar durante un periodo varios documentos que ponemos a tu disposición.
