En una empresa la digitalización de los procesos y la transformación de las gestiones gracias a la implantación de soluciones tecnológicas, resulta de gran ayuda a la hora de garantizar la productividad de los distintos departamentos y asegurar unos equipos eficaces y eficientes.
El departamento de Recursos Humanos no es ajeno a esta cuestión y tanto la firma electrónica como la firma presencial electrónica, que permite firmar documentos de toda índole en un dispositivo previamente seleccionado, se está convirtiendo en imprescindible a la hora de afrontar todos los documentos a firmar desde el departamento laboral.
¿Qué documentos pueden firmarse electrónicamente en el departamento de RRHH?
La firma electrónica es aquella que está constituida por un conjunto de datos electrónicos asociados a un documento online, cuyo objetivo, al igual que la firma manuscrita es identificar al firmante de forma inequívoca y poner de manifiesto la intención del firmante de aceptar el contenido del documento firmado.
Por tratarse de temas especialmente delicados, es importante dejar claro la plena validez legal de la firma electrónica avanzada, que en el REGLAMENTO EIDAS de la la Unión Europea y en la Ley 6/2020 LSEC, dejan claro que tiene la misma validez legal que la firma manuscrita.
Teniendo en cuenta lo anteriormente dicho, cualquier documento que haya que firmar por parte de los trabajadores, la empresa o los representantes legales de los trabajadores es posible firmarlo con software de firma electrónica avanzada como efirma GO.
El listado de documentos que pueden firmarse es innumerable. A continuación mostramos solo algunos de los tantos que pueden ser firmados electrónicamente con efirma GO:
- Contratos laborales.
- Cartas de oferta de empleo.
- Acuerdos de confidencialidad (NDA).
- Nóminas electrónicas.
- Formularios de registro del empleado.
- Políticas y procedimientos del empleado.
- Formularios de beneficios y seguro.
- Autorizaciones de deducciones de nómina.
- Modelo 145.
- Informes de gastos y reembolsos.
- Evaluaciones de desempeño y objetivos.
- Formularios de renuncia o terminación de empleo.
- Finiquitos.
- Documentos de acuerdos de no competencia.
- Permiso de vacaciones y ausencias.
- Formularios de cambios de información personal.
- Solicitud de licencia médica y documentos de incapacidad.
- Acuerdos de compensación y comisiones.
- Planes de desarrollo y capacitación.
- Acuerdos de teletrabajo o trabajo remoto.
- Evaluaciones de habilidades y competencias.
- Documentos de acuerdo de flexibilidad laboral.
- Consentimiento para el uso de datos personales.
- Información de autorización de pago y nómina.
Teniendo en cuenta el volumen y número de trabajo, todos estos procesos son posibles de automatizar gracias a las conexiones API de nuestro programa de firma electrónica. Igualmente a través de programas de nóminas o de prevención es posible automatizar todo el proceso y optimizar los flujos de trabajo, reduciendo el tiempo dedicado a estas labores en más del 80%. Desde efirma GO, además podemos establecer recordatorios para los documentos pendientes de firmar o establecer caducidades para los documentos.
Ventajas de uso de la firma electrónica en RRHH
Contar con la firma electrónica en Recursos humanos supone una gran ventaja para el departamento. Dotar nuestras gestiones del carácter digital que tiene la firma electrónica va a aportar a nuestra empresa de una mejor experiencia para con sus trabajadores y colaboradores. Transmitiremos la imagen de una empresa ágil, moderna y que se preocupa por mejorar la eficiencia en todos los ámbitos. Entre las ventajas más destacadas en el departamento de Recursos Humanos están:
- Reducción de tareas administrativas.
- Optimización y automatización de los procesos de gestión.
- Aumento de la rapidez y la eficiencia.
- Mejora de la gestión documental.
- Reducción del coste en papel y espacio de archivo.
- Agilidad en los procesos con trabajadores en remoto.
- Recepción inmediata del documento por parte del trabajador una vez firmado por todas las partes.
- Posibilidad de envío por SMS de cualquier documentación.
Si crees que la firma electrónica puede ayudarte en tu departamento de recursos humanos, no lo dudes y prueba gratis la firma digital; dispones de varios documentos a tu disposición para utilizarlos como mejor te convengan, y son documentos con plena validez jurídica.
También puedes inscribirte a una demostración online sin compromiso en nuestro calendario de webinars.
