La firma digital de documentos se ha convertido en una gran solución para las empresas especializadas en ventas, las cuales reciben cada día cientos de documentos que deben ser firmados rápidamente para conseguir agilizar los procesos y cerrar la venta.
Por este motivo es muy importante que las empresas del sector conozcan las ventajas y beneficios que obtienen gracias a la firma digital de documentos y puedan implementarlas dentro de su empresa para mejorar su rendimiento.
Ventajas de la firma digital en documentos comerciales y el departamento de ventas
Firma de factura electrónica en tan solo un minuto
Uno de los objetivos profesionales que todas las empresas dedicadas a las ventas tienen en común es el placer de poder gestionar mejor su tiempo. Esto conlleva a una mayor eficiencia por parte de su personal y, a nivel global, una gran gestión de los costes.
Cuando el equipo comercial cierra una venta y el cliente ya está totalmente convencido del producto o servicio de tu empresa, lo más importante es que el trámite de firmar facturas electrónicas se haga cuanto antes. Gracias a la gestión de la firma digital de documentos de efirma GO es tan solo cuestión de unos minutos: el cliente recibe su contrato por correo electrónico, lo abre en el dispositivo electrónico que desee y lo firma y lo reenvía al comercial en cuestión de minutos y, ¡chas! Venta cerrada.
También existe la posibilidad de realizar este proceso mediante la firma presencial, sistema por el cual el cliente firmará los documentos en un dispositivo fijo en la misma oficina, y todo quedará digitalizado al instante.
Contratos con más de una firma
Actualmente está a la orden del día que se den las contrataciones entre dos personas que se encuentran distanciadas entre sí. Hasta ahora se había empleado el correo postal para realizar el intercambio de documentos, pero esta modalidad de relación contractual ha cambiado mucho gracias a Internet, el cual ha permitido explotar nuevas formas de consentimiento a distancia como la firma digital de documentos.
La posibilidad de que la firma digital de documentos pueda realizarse desde cualquier lugar y dispositivo, hace que la distancia no sea un problema para ninguno de los firmantes del documento.
Mejora la productividad de los comerciales
Con una herramienta de firma electrónica de documentos como la que ofrece efirma GO, resulta muy sencillo realizar un seguimiento del estado de un contrato o la firma factura electrónica, y saber en qué estado se encuentra en cada momento.
Como consecuencia, los trabajadores del departamento de ventas de la empresa ahorrarán tiempo en enviar email o realizar llamadas de seguimiento de la firma factura electrónica o de los contratos pendientes, y podrán dedicar este tiempo en contactar con otros clientes potenciales y cerrar nuevas ventas.
Respaldo legal de la transacción
La firma digital de documentos recopila una serie de datos biométricos – localización, dirección de email, OP, identificador único del dispositivo, etc. – que constituye un comprobante irrefutable de quién fue la persona que llevó a cabo la firma factura electrónica o del documento en concreto, además de conocer dónde y cuando se realizó la firma. Esta información tiene validez legal ante cualquier tribunal, por lo que el departamento de ventas no tiene de qué preocuparse en ninguna de sus transacciones.
Obligaciones del emisor de una factura electrónica
Otro de los múltiples usos que tiene la firma digital de documentos dentro del departamento de ventas de una empresa es la emisión y firma factura electrónica. Pero esto también conlleva unas ciertas obligaciones para el emisor de la factura como son:
- Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
- Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
- Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
- Conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
- Contabilizar las facturas.
- Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida o conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional. El único requisito de estos controles de gestión es que deben permitir la creación de una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
Gracias a la firma electrónica de documentos, los usuarios pueden certificar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas gracias al certificado digital que se expide al momento de finalizar el proceso de firmado electrónico. Los usuarios pueden firmar facturas electrónicas gracias a tres vías:
- Mediante una firma electrónica avanzada que se haya creado desde un dispositivo seguro de firmas o mediante en un certificado reconocido.
- Gracias a un sistema de intercambio electrónico de datos, tal como se define en el cuándo el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado previamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
¿Es legal cerrar contratos de venta con la firma digital de documentos?
Si ya tienes cerrada la venta y tan solo falta la firma electrónica de documentos, tan solo necesitas tener a tu disposición un software de firma electrónica que te facilite todos los trámites finales.
De esta forma el cliente podrá firmar facturas electrónicas o cerrar su contrato desde su tablet, smartphone u ordenador, y ambos recibiréis una copia del documento firmado en vuestro correo electrónico.
¿Y si tu potencial cliente se muestra receloso ante la posibilidad de utilizar esta modalidad? No te preocupes, ya que la firma factura electrónica es totalmente legal en nuestro país, así que no dejes que este problema te haga perder una venta. Muéstrate claro al respecto y explícale a tu cliente todos los pros de realizar este tipo de trámites.
¿Conoces las ventajas de firmar facturas electrónicas?
Informatizar este proceso tiene múltiples ventajas para la empresa entre los que se encuentran:
- Ahorro de costes.
- Reduce el tiempo de su gestión.
- Mecanización en la contabilidad y la administración.
- Mejora la eficiencia.
- Mayor seguridad que la factura en papel, disminuyendo la probabilidad de falsificación.
- Eliminación de los espacios de almacén de documentos.
- Integración con las aplicaciones internas de la empresa.
- Reducción de costes en papel con respecto a la factura en papel.
- Agilización en las transacciones.
¿Es posible expedir facturas fuera de España, en nombre de empresas residentes en España?
La respuesta es sí. Si la persona que va a expedir la factura no reside en España, pero si lo hace en algún país perteneciente a la Unión Europea o país con instrumento jurídico, puede expedir la factura sin necesidad de un permiso de la Agencia Tributaria.
Si no es residente en España, ni en ningún país de la UE, ni su país cuenta con los instrumentos jurídicos necesarios, será fundamental la autorización expresa de la Agencia Tributaria para firmar facturas electrónicas, o bien puede gestionar la autorización a instancias de empresarios o profesionales españoles.
efirma GO es un sistema de firma digital de documentos rápido, válido legalmente y seguro que ayuda a empresas a agilizar sus procesos de firma y certificación de documentos. No dudes en contactar con nosotros y resolver todas tus dudas.
O también puedes darte de alta en una prueba gratuita de la firma digital y probar la herramienta, durante 15 días, haciendo uso de varios documentos con completa validez legal. Tú eliges.
