Son muchas las acciones que la digitalización ha transformado en nuestro día a día. La presencialidad para realizar cualquier gestión o trámite era casi obligatoria y esto poco a poco está cambiando y las gestiones online han pasado a ser lo normal y la firma online cada vez está más implantada en los procesos empresariales y personales.
¿Qué es la firma online?
La firma online, también conocida como firma electrónica o firma digital, es un proceso tecnológico que ha revolucionado la forma en que se manejan los documentos y los contratos en la era digital. Proporciona una solución eficiente y segura para validar la autenticidad y la integridad de documentos y transacciones en línea, eliminando la necesidad de la firma tradicional en papel. La firma en línea no solo agiliza los procesos, sino que también reduce la dependencia del papel, lo que resulta en beneficios ambientales y de eficiencia.
Características de la firma online
La firma en línea opera a través de la criptografía, que es un conjunto de técnicas matemáticas para cifrar información y garantizar su seguridad durante la transmisión y el almacenamiento. Aquí hay un desglose de cómo funciona el proceso de firma online:
- Generación de claves: En primer lugar, se generan dos claves únicas y complementarias: una clave pública y una clave privada. La clave privada se mantiene en secreto y nunca se comparte, mientras que la clave pública se distribuye ampliamente.
- Creación del mensaje: El documento o el mensaje que se desea firmar se convierte en un archivo digital. Puede ser cualquier tipo de archivo, como un PDF, un documento de texto o una imagen.
- Creación del hash: Se genera un resumen digital único del documento utilizando una función hash. Esta función toma el archivo y lo convierte en una cadena de caracteres de longitud fija, que actúa como una especie de huella digital única para ese documento en particular.
- Firma con clave privada: Para firmar el documento, el remitente utiliza su clave privada para cifrar el hash del documento. Esto crea lo que se llama una “firma digital”. Esta firma digital es única para el documento y el remitente, y es prácticamente imposible de falsificar.
- Adjuntar la firma: La firma digital generada se adjunta al documento original. Juntos, el documento y la firma forman un paquete que representa el mensaje firmado digitalmente.
- Verificación de la firma: Cuando el destinatario recibe el documento firmado, puede usar la clave pública del remitente para descifrar la firma digital y obtener el hash original del documento. Luego, crea su propio hash del documento recibido. Si los dos hashes coinciden, esto indica que el documento no ha sido alterado desde que se firmó digitalmente.
La firma online es segura debido a la naturaleza de las claves utilizadas en el proceso. La clave privada, que se mantiene en manos del firmante, garantiza que solo esa persona pueda firmar documentos en su nombre. La clave pública se puede compartir ampliamente y se utiliza para verificar la autenticidad de las firmas digitales realizadas con la clave privada correspondiente.
En resumen, la firma online es una innovación tecnológica que ha transformado la forma en que se gestionan los documentos y los acuerdos en la era digital. Aporta seguridad, eficiencia y facilidad de uso a la vez que reduce la dependencia del papel y contribuye al cuidado del medio ambiente.
En este post nos vamos a centrar en una de las actuaciones cada vez más comunes, gracias a la transformación digital, qué es la posibilidad de firmar contratos online o cualquier otro documento.
Firmar contratos online
La transformación digital por parte de las empresas trae consigo la posibilidad de realizar muchas de sus gestiones de manera electrónica o telemática. Implementar herramientas digitales para el control horario o firmar contratos online de manera rápida son dos claros ejemplos.
En el caso de firmar contratos online, son muchas las empresas que han visto una clara ventaja en su ámbito de actuación:
- Ahorro en tiempo.
- Reducción de costes.
- Aumento en la eficiencia de gestión.
- Mejora en la experiencia de usuario evitando desplazamientos innecesarios.
- Evitar el uso del papel ayudando al medioambiente.
- Firma segura y legal bajo el sistema europeo de reconocimiento de identidades electrónicas.
Existen diferentes tipos de contratos electrónicos cuya única diferencia con el contrato convencional de papel es que los contratantes no están físicamente a la hora de firmar el documento.
Firmar PDF online
Los contratos no son los únicos documentos que se pueden firmar con la firma electrónica, ya que esta posibilidad se extiende otros.
Actualmente se puede firmar cualquier documento en formato PDF de manera digital gracias a gran cantidad de herramientas que hay a nuestra disposición.
Los documentos más firmados online, aparte de los contratos, pueden ser:
- Nóminas
- Mandatos SEPA
- Consentimientos informados
- Acuerdos de confidencialidad
- Partes de visitas
- Cláusulas
Como puedes ver, son muchos los ámbitos de actuación en los que utilizar la firma electrónica. Sectores completos como asesorías, abogados, inmobiliarias, recursos humanos o aseguradoras, entre otros, hacen uso de esta gestión telemática para una mayor eficiencia y eficacia empresarial.
Validez legal al firmar un documento online
En la Unión Europea, el reconocimiento legal que reciben las firmas electrónicas lo hacen mediante el Reglamento (UE) nº910/2014, reconocido más comúnmente como el reglamento eIDAS. Dicho reglamento es obligatorio en todos los países miembros de la Unión Europea y tiene mayor prioridad que cualquier ley nacional.
Si a esto le añadimos la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, la seguridad y validez legal de los documentos firmados digitalmente aumenta.
A nivel nacional, la firma electrónica se encuentra regulada bajo la Ley 58/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, cuya finalidad es la de ‘’fomentar la rápida incorporación de las nuevas tecnologías de seguridad de las comunicaciones electrónicas en la actividad de las empresas, los ciudadanos y las Administraciones Públicas’’.
La firma electrónica avanzada es la firma online más segura, ya que existen exigencias jurídicas para su regulación. Dichas exigencias contemplan lo siguiente:
- Se identificará de forma única al firmante
- Se permitirá la identificación del firmante
- Gracias al código hash del documento se podrá apreciar cualquier manipulación del mismo, ya que no pueden existir dos hash iguales.
- El firmante puede utilizar los datos de creación de firma bajo su control exclusivo.
Aplicaciones para firmar un documento PDF online gratis sin validez legal
Son muchas las herramientas con las que puedes firmar un documento sin el requerimiento de su validez legal, principalmente porque se trate de un documento simple que no necesite de cierta seguridad ni de ser comprobado judicialmente en el futuro.
Entre los programas más destacados podemos mencionar:
¿Cuál es la diferencia entre una firma online, una firma electrónica y una firma digital?
Según el Reglamento (UE) Nº 910/2014 (eIDAS), la firma electrónica es un concepto amplio que abarca varias formas de firmar electrónicamente y reconoce la validez legal de diversas tecnologías de firma.
La firma digital se basa en la infraestructura de clave pública (PKI) y se rige por estándares y regulaciones específicos, como la norma X.509.
El Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO) de España proporciona una guía detallada sobre los tipos de firmas electrónicas y sus diferencias.
La Comisión Europea ofrece información sobre eIDAS y las regulaciones relacionadas con la firma electrónica en la Unión Europea.
En resumen, la principal diferencia radica en el nivel de seguridad y la tecnología subyacente. La firma digital es la forma más segura y avanzada de firma electrónica, mientras que la firma electrónica es un término más amplio que incluye la firma digital y otros métodos de firma electrónica menos seguros. La firma online se refiere al proceso general de firma electrónica que se realiza en línea.
Firma documentos online con app
En efirma GO disponemos de la mejor solución para el firmado de documentos en tu empresa agilizando procesos, ahorrando en costes de gestión, evitando el uso de papel y almacenando toda la documentación en la nube durante cuatro años. Con el uso de su API se podrá entrelazar con diferentes software, que se utilicen para su trabajo, lo que mejorara la firma de documentos en gran medida.
Descubre los planes y precios de la firma electrónica mejor adaptados a tus necesidades y ponte en contacto con nosotros si necesitas cualquier tipo de información mediante ☎️ 911 299 604 o 📧 info@efirma.es
