Los servicios de confianza que presta efirma GO de firma electrónica se encuentran regulados por el Reglamento UE 910/2014 (“Reglamento eIDAS“), directamente aplicable en todos los países miembros de la Unión Europea.
Uno de los principales objetivos del Reglamento eIDAS es facilitar las transacciones electrónicas dentro de la Unión Europea y crear un mercado único digital donde haya libre interacción entre los estados miembros.
La gestión documental de la firma electrónica.
Por lo tanto, los servicios de efirma GO podrán utilizarse válidamente dentro de toda la Unión Europea, siendo perfectamente válidos.
De acuerdo a lo establecido en la Ley 34/2002, de servicios a la sociedad de la información y comercio electrónico, efirma GO, a través de la ACCV actuará como tercero de confianza respecto a las firmas realizadas, debiendo conservar de forma encriptada toda la documentación firmada a través de nuestra plataforma durante al menos 5 años. Esta documentación no podrá ser eliminada salvo sentencia judicial.
Aspectos importantes a considerar en la custodia de documentos electrónicos
- Almacenamiento seguro: Los documentos electrónicos firmados deben almacenarse en sistemas seguros, ya sea en servidores locales o en la nube. Es crucial protegerlos contra accesos no autorizados y garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ellos.
- Criptografía: La información sensible y los documentos firmados electrónicamente deben estar cifrados para evitar que terceros no autorizados puedan leer o modificar el contenido.
- Respaldo y redundancia: Es recomendable contar con copias de respaldo de los documentos firmados, tanto para evitar pérdidas accidentales como para asegurar la recuperación en caso de desastres o fallos técnicos. También es importante tener redundancia en los sistemas de almacenamiento para evitar la pérdida de datos críticos.
- Registro de auditoría: Mantener un registro de auditoría que detalle todas las acciones realizadas sobre los documentos firmados y las personas que realizaron dichas acciones es fundamental para rastrear cualquier manipulación o actividad sospechosa.
- Acceso restringido: Limitar el acceso a los documentos firmados electrónicamente solo a las partes involucradas y a aquellas personas que tienen una justificación legal o comercial para acceder a ellos.
- Cumplimiento legal: Asegurarse de que la custodia de los documentos cumpla con las regulaciones y leyes aplicables en el país o región en la que se realiza la transacción, como la Ley LSEC sobre servicios electrónicos de confianza. Las firmas electrónicas pueden tener diferentes estándares legales según la jurisdicción, por lo que es importante estar al tanto de los requisitos específicos.
- Durabilidad y preservación: Asegurar que los documentos firmados electrónicamente se mantengan legibles y accesibles durante todo el tiempo que sea necesario, incluso si cambian los formatos de archivo o tecnologías.
- Eliminación segura: Cuando ya no se requiera la custodia de un documento, se debe eliminar de manera segura para evitar la divulgación no autorizada o el acceso indebido a la información sensible.
Como garantía adicional de seguridad, efirma GO custodia la documentación por un periodo mínimo de cinco años independientemente de que el cliente titular de la documentación siga siendo cliente durante dicho plazo o no. En el caso de que el plan contratado de la firma electrónica finalice, los documentos firmados se conservarán en la zona privada durante dicho plazo. Cuenta además con la API, que permite conectar tus programas con efirma GO lo que facilita la firma de documentos en gran medida.
