La gestión de firmantes y destnatarios en la firma electrónica.
Con la llegada de la firma electrónica, podemos establecer flujos de trabajo más eficientes a la hora de gestionar los destinatarios y firmantes de un documento. Lo que en un procedimiento manuscrito puede convertirse en un engorro de envíos, mails o visitas presenciales, con efirma GO, podemos establecer un recorrido automático. Veámoslo con un ejemplo:
Tenemos un contrato de un proveedor de servicios que necesitamos que firme la empresa en cuestión, pero a su vez necesitamos que nuestro gerente lo firme, sea revisado antes de enviarlo por el abogado de la empresa y finalmente se envíe al departamento de administración para su archivo y custodia.
Desde efirma GO podremos hacerlo en un solo paso, desde la nube y con la temporalidad ajustada a la necesidad.
El abogado recibirá el documento para su revisión y que dé el visto bueno al documento. Una vez hecho,
La empresa contratista y el gerente lo recibirán a firmar (podemos establecer el orden de firmas o que lo reciban en el mismo momento). Una vez firmado,
Los dos firmantes recibirán el documento firmado, junto al certificado de firma y en el departamento de administración también dispondrán del acceso al documento.
Cómo se gestionan destinatarios y firmantes
Para optimizar la administración de los distintos destinatarios y firmantes, en la nueva versión de efirma GO, hemos incluido mejoras para una mejor gestión de los mismos. Además, ya es posible importar de manera masiva los firmantes a través de un Excel o bien a través de otros programas, vía API. Recuerda que en nuestros planes se tarifa por número de documentos firmados, sin tener en cuenta el número de firmantes.
Se incluyen las siguientes mejoras en la sección de agregar destinatarios / firmantes:
- Mejoras de movilidad de bloques: Se permite mover de forma ágil los bloques, tanto en primera o última posición, como entre bloques. Para ayudar al usuario, el bloque a mover, sube una inclinación y se visualiza la posición donde quedará mediante su sombra.
- Vincular/ Desvincular bloques: Para compartir o no el orden de acción sobre el documento.
- Vincular/ Desvincular destinatario: para establecer mínimo de firmantes/ revisores.
Administración de destinatarios en efirma GO.
Lo primero es tener controlado el tipo de destinatario que va a entrar en el flujo del proceso de firmado electrónico del documento que estamos trabajando.
Podemos mover bloques de destinatarios, para cambiarlos de posición. Pincharemos en el botón del bloque y arrastraremos hasta la posición deseada. Se distingue el movimiento porque el bloque entero se inclina y se va reflejando la sombra de la posible nueva ubicación.
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Podemos mover destinatarios, para combinarlos con otros destinatarios y poder establecer un mínimo de destinatarios de firma/revisión. Pinchar en el botón del destinatario y arrastrarlo hasta la posición deseada. Se distingue el movimiento porque el destinatario se inclina y se va reflejando la sombra de la posible nueva ubicación, soltaremos el bloque cuando esté en la posición deseada. Aparece entonces la casilla de nº firmantes, donde establecer el número mínimo de firmas necesarias para el bloque indicado.
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