Si tienes una empresa, grande o pequeña, sabes la importancia de gestionar las nóminas de tus empleados de forma rigurosa y exhaustiva.
Nómina electrónica y la firma electrónica
En este proceso, y aprovechando el auge de la digitalización de empresas y negocios de todo tipo, contar con la ayuda de herramientas digitales de gestión de nóminas facilita mucho la tarea y simplifica estos trámites ahorrando tiempo y costes.
Así, muchas empresas han optado por utilizar programas de software laboral para implementar la nómina electrónica, una solución que permite automatizar todo el proceso de gestión de las nóminas de sus empleados, ganando en rapidez y agilidad.
También existe la posibilidad de la firma presencial electrónica desde un dispositivo, que facilita al personal de recursos humanos recopilar documentos electrónicos firmados con gran facilidad gracias a un dispositivo previamente seleccionado en el que se realiza la rúbrica y queda el documento perfectamente clasificado y digitalizado, sin necesidad de gasto de papel o archivo en carpetas físicas.
¿En qué consiste la nómina electrónica?
La nómina electrónica, que cada vez se utiliza más, es un documento electrónico que viene a sustituir a la tradicional nómina en papel.
Los empleados la reciben en un formato digital, normalmente un PDF para poderla imprimir, en su correo electrónico o, en el caso de las empresas que lo tienen, a través del portal del empleado.
A efectos legales, la nómina electrónica tiene la misma validez jurídica que el formato tradicional en papel, y recoge los mismos conceptos, remitiéndose de forma individual a cada empleado.
Como la nómina tradicional, la electrónica contiene toda la información requerida por Ley, como es la identificación de la empresa y trabajador, el periodo de liquidación, el salario base, los suplidos o las horas extraordinarias, entre otros.
Las empresas firman las nóminas electrónicas con plena garantía legal, utilizando para ello la firma electrónica, rentabilizando más sus procesos y haciéndolos más seguros e inmediatos.
Razones para implantar la nómina electrónica.
Cada vez más empresas deciden utilizar un programa de nóminas electrónicas para simplificar su gestión laboral y optimizar sus procesos, por las ventajas que conlleva su implementación, destacando:
- El ahorro de tiempo a la hora de elaborarlas, gracias a la automatización de muchos de sus cálculos a través del programa.
- Mayor facilidad para recibirlas y consultarlas, al tenerlas los trabajadores de forma inmediata en sus correos electrónicos o a través de la plataforma del empleado, y poderlas consultar fácilmente desde cualquier lugar teniendo acceso a internet.
- No se pierden ni deterioran, pudiendo hacerse tantas copias como se necesiten.
- Se ahorra espacio físico de almacenamiento comparado con el que requiere el formato en papel, al encontrarse en un archivo digital.
- Desaparece el coste en papel y en la impresión de las nóminas, contribuyendo a una mayor sostenibilidad y conciencia ecológica, así como el coste en transporte, al utilizarse un medio digital para hacerlas llegar a los empleados.
- Tienen la misma validez jurídica que las nóminas en papel, y los mismos efectos legales, reforzando su seguridad aún más al estar firmadas con firma electrónica avanzada.
Ventajas de incorporar la firma electrónica en las nóminas
Para cualquier departamento financiero o de recursos humanos de una empresa, la incorporación de la firma electrónica en las nóminas es uno de los beneficios que implica el uso de una firma digital.
Entre sus ventajas, destaca la mayor agilidad en todo el proceso de gestión laboral, como puede ser la firma de varios documentos relevantes en el ámbito laboral, como por ejemplo el modelo 145, lo que se traduce en una mayor optimización del tiempo dedicado a estas tareas.
Implementar un programa de nóminas con firma electrónica avanzada simplifica las tareas de gestión laboral, dotándolas de mayor seguridad jurídica y valor probatorio, al utilizar un sistema de firma que garantiza la integridad de los documentos firmados.
La firma electrónica en la gestión laboral de los departamentos de recursos humanos permite no solo automatizar los procesos, sino también ahorrar tiempo y costes en la firma de todo tipo de documentos laborales, además de las nóminas.
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