Nuestra herramienta de firma digital implementa constantemente nuevas funcionalidades para hacer su uso más intuitivo, cómodo y eficiente. Tanto la comunicación interna del equipo como el feedback recibido por los usuarios ayudan a hacer que nuestro programa sea uno de los mejores del mercado.
Con la nueva versión 3.4 del software de efirma GO aparecen nuevas características. Entre las más destacadas podemos encontrarnos con las plantillas de documentos.
¿Qué son las plantillas de documentos?
Una plantilla es el diseño de un documento que se utilizará como modelo para otros documentos del mismo carácter.
De esta manera, a la hora de enviar un tipo de documento (‘Contratos’, por ejemplo) no tendrás que estar creando documentos iguales cada vez que lo necesites. Simplemente con hacer clic en la plantilla de ‘Contratos’ (siguiendo con el ejemplo) solo tendrás que indicar los remitentes, destinatarios y los pasos posteriores.
Existen innumerables ocasiones en las que generar una plantilla de documentos puede ahorrarnos mucho tiempo.
Los diseños de plantillas más usados, entre muchos otros, son:
- Contratos
- Finiquitos
- Compraventa
- Altas y bajas
¿Cómo funciona la plantilla de documentos?
Lo primero que debemos hacer es crear la plantilla de documentos. Para ello accedemos al menú de ‘Configuración’ y visualizar ‘Plantillas de Documentos’.
Una vez dentro de esta opción debemos hacer clic en el botón: NUEVA PLANTILLA y a continuación aparecerá una nueva ventana para completar toda la información.
*Antes de subir la plantilla debemos crear el documento tipo que queramos usar y guardarlo en nuestro sistema
Subir la plantilla: podemos cargar el documento tipo arrastrándolo, accediendo a nuestro sistema o importarlo desde Google Drive, Dropbox o One Drive.
Añadir remitentes y destinatarios: en este caso indicaremos los emisores y los receptores del documento.
En el caso de los destinatarios pueden ser de dos tipos:
- Fijos: son aquellos destinatarios que quedarán fijados en la plantilla
- Destinatarios vacíos: se indicará el número de espacios para añadir futuros destinatarios en los próximos envíos.
Campos de formularios y firma: los campos de formularios en la firma electrónica fueron implementados en la pasada actualización y favorecen a la cumplimentación automática de información (se autocompletan en el envío) o a establecer campos editables para los destinatarios.
De la misma manera podemos indicar dónde se situará la firma de estos destinatarios.
Último paso, apartado resumen: en este último apartado podremos visualizar un resumen del proceso que hemos hecho previamente y tenemos las opciones de añadir recordatorios y caducidad para la firma del documento enviado.
De este modo, la plantilla de documentos en la firma digital supone un ahorro en el tiempo de gestión en cuanto al envío del mismo tipo de documentación de manera reiterada.
Si quieres conocer más sobre nuestra herramienta de firma electrónica al completo puedes solicitar una demostración dónde se te mostrará todas las funcionalidades de efirma GO y como se puede adaptar a las necesidades de tu negocio.
También puedes ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna duda en info@efirma.es o llamando al 911 299 604.
