En los últimos años, la firma electrónica está teniendo un auge muy importante y la encontramos presente en multitud de empresas que pretenden mejorar sus procesos.

Está claro que la firma electrónica ha llegado para quedarse, pero aun hay muchos escépticos que no terminan de tener claro qué es la firma electrónica, desconocen sus ventajas o no saben cómo pueden aprovecharse de la gran multitud de funcionalidades que esta ofrece. En este post te vamos a explicar todos estos puntos

Qué es la firma electrónica

La firma electrónica se ha convertido en una gran solución para las empresas, quienes cada día reciben documentos que deben ser firmados. Gracias a ella, consiguen agilizar estos procesos. Pero a pesar de ser un recurso cada vez más común, todavía quedan dudas por aclarar.

Si nos vamos al aspecto más técnico, podemos decir que la firma electrónica es un mecanismo digital que se utiliza para autenticar y validar la identidad de un individuo o entidad en el entorno digital. Equivale a la firma manuscrita en el mundo físico y se emplea para dar consentimiento, autorizar transacciones y validar documentos electrónicos. Su función principal es garantizar la integridad y autenticidad de la información transmitida o almacenada electrónicamente.

Dicho de otra manera, una firma electrónica se podría definir como un proceso que identifica a un equipo informático o a una persona en la gestión y tramitación de documentos electrónicos. ¿Cómo? A través de métodos criptográficos que aseguran su seguridad y autenticidad. Esto permite que tanto el receptor como el emisor de un contenido se puedan identificar mutuamente.

Al firmar electrónicamente un documento, se añadirá un código hash sobre el documento, con el fin de aportar una mayor seguridad.

¿Debe cumplir alguna normativa o ley?

Para que sea válida y legal la firma electrónica, debe cumplir con el reglamento eidas, que es la normativa europea que regula todo lo relativo a la firma electrónica, así como la Ley 6/2020, o LSEC.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

La firma electrónica está orientada, sobre a todo, a realizar operaciones por Internet que en la vida diaria se necesita un proceso para validarlas y que además siempre han ido acompañadas de la necesidad de un desplazamiento para realizar una firma o rúbrica física en un documento impreso en papel. Los siguientes puntos son solo algunos ejemplos de la multitud de funcionalidades que se pueden firmar electrónicamente con esta firma:

• Firmar contratos y acuerdos.
• Realizar trámites bancarios.
• Presentar declaraciones de impuestos.
• Gestionar el departamento de recursos humanos.
• Firmar documentos académicos.
• Enviar correos electrónicos seguros.
• Autorizar pedidos y facturas.
• Gestionar procesos administrativos.
• Petición de la vida laboral.
• Firma de facturas electrónicas.
• Firma de correos electrónicos.
• Solicitudes en los registros electrónicos administrativos.
• Recepción de notificaciones electrónicas.
• Firma de facturas electrónicas.
• Firma de correos electrónicos.
• Solicitudes en los registros electrónicos administrativos.
• Recepción de notificaciones electrónicas.

Algunas ventajas de la firma electrónica

Contar con la firma electrónica de tu lado te aporta un gran número de beneficios, como los que mostramos a continuación:

• Reduce costes: Una empresa que cuenta con un sistema de firma electrónica se beneficia de una importante reducción de costes, ya que se eliminar los costes que van asociados a la firma de documentos en papel.
• Se disminuye el riesgo: La firma electrónica es jurídicamente vinculante; es decir, como hemos comentado, identifica al firmante de manera inequívoca y asegura la integridad del documento.
• La firma electrónica permite ahorrar tiempo: El hecho de no tener que firmar manualmente los documentos en papel permite reducir de manera considerable el tiempo que se dedica a las firmas.
• Se minimizan errores: Al eliminar los pasos manuales en la firma de documentos, se minimizan los errores, ya que la digitalización evita parte del error humano.
• Permite aumentar el espacio en la oficina: Digitalizar el proceso de firma permite, a su vez, aumentar el espacio en la oficina. Esto es posible gracias a que se reduce la cantidad de papel a almacenar
• La firma digital mejora las relaciones: La firma digital es, al fin y a cabo, una vía mucho más moderna y sencilla de finalizar los flujos de trabajo. Por tanto, esto hará que clientes, empleados y proveedores puedan disfrutar de una experiencia mejor y más eficiente.

Además de los nombrados anteriormente, puedes conocer muchas más ventajas de la firma electrónica en este post, en el que además, no solo podrás saber sus beneficios generales, sino también lo que aporta contar con la firma digital en distintos sectores.

¿Qué necesito para firmar electrónicamente?

1. Dispositivo electrónico: Un dispositivo con conexión a internet, como un ordenador, tablet o smart phone, es necesario para acceder a la plataforma o aplicación donde se realizará la firma electrónica.

2. Acceso a internet: Una conexión a internet estable y segura es esencial para acceder al servicio de firma electrónica y comunicarse con los servidores que gestionan los procesos de autenticación y validación.

3. Cuenta de usuario: Por lo general, deberás crear una cuenta de usuario en la plataforma de firma electrónica que elijas. Esta cuenta te permitirá acceder a tus documentos y realizar firmas de manera segura.

4. Identificación personal: Algunas de estas plataformas pueden requerir una verificación de tu identidad mediante un proceso de autenticación, que puede incluir el uso de credenciales, preguntas de seguridad, o incluso el envío de un código de verificación a través de tu teléfono.

5. Documento a firmar: El documento que deseas firmar electrónicamente debe estar en formato digital y ser accesible a través del dispositivo utilizado.

6. Software o plataforma de firma electrónica: Debes utilizar una plataforma o software de firma electrónica que cumpla con los estándares de seguridad y validez legal. Estos servicios pueden variar en función del país y las regulaciones locales.

7. Certificado digital (en algunos casos): Para realizar firmas electrónicas avanzadas o cualificadas, es posible que necesites un certificado digital emitido por una entidad de confianza. Este certificado vincula tu identidad con la firma y garantiza su validez legal.

8. Consentimiento informado: Es importante que, al firmar electrónicamente, estés consciente de lo que estás firmando y otorgando tu consentimiento de manera libre y consciente.

¿Qué tipos de firma electrónica hay?

Una vez resuelta s algunas cuestiones como “qué es la firma electrónica” y “para qué sirve”, vamos a nombrar los tres tipos de firma electrónica existentes:

Firma electrónica

Es la más básica. Permite identificar a un firmante, por ejemplo, a través de un usuario y una contraseña.

Firma electrónica avanzada

Es la que identifica al firmante y es capaz de detectar cualquier cambio posterior en los datos firmados.

Firma electrónica reconocida

Esta firma es considerada como el equivalente legal a la firma manuscrita. Solo una Autoridad de Certificación puede emitirla, ya que así se comprueba la identidad del certificado y se genera en un dispositivo seguro para firmar.

Si quieres más información sobre los tipos de firma electrónica que existen, puedes consultar nuestro post.

¿Es posible falsificar la firma electrónica?

La firma electrónica es, en definitiva, un paso importante para la digitalización de las empresas, lo cual facilita los procesos de comunicación y firma de documentos en todas las áreas. En efirma GO estamos convencidos de las ventajas que aporta la firma digital y de todos los beneficios que puede aportar a tu empresa, y queremos compartir contigo esa experiencia, ofreciéndote la posibilidad de disfrutar gratis de la firma electrónica durante un periodo de prueba, en el que tendrás a tu disposición varios documentos completamente válidos y legales, y realices las pruebas que consideres pertinentes.