En el vertiginoso mundo empresarial de hoy, la velocidad y la eficiencia son esenciales. En este contexto, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta revolucionaria, simplificando los procesos de firma y agilizando los trámites administrativos y ahorrando mucho, mucho tiempo en transporte y envío de documentos físicos, y tiempo que tardan estos en ser aceptados.
Pero, ¿qué pasa cuando los documentos pendientes de ser firmados electrónicamente se acumulan y se necesita un pequeño impulso para garantizar que se completen a tiempo? Aquí es donde entra en juego la opción de recordatorio automatizado.
Cuando una empresa envía un documento a un cliente, siempre está la incertidumbre de si finalmente lo firmará o no. En ocasiones, cuando esta firma no llega tan pronto como se desea, comienza la desesperanza y es el trabajador quien que se encarga de hacer un seguimiento más cercano y recordar al firmante que el documento está pendiente…., pero, ¿y si existe la opción de enviar de manera automática un email en el que se recuerde que hay un documento electrónico a la espera de ser firmado electrónicamente?
Recordatorios de firma electrónica
La posibilidad de recordar a un cliente, a un trabajador, a un proveedor o cualquier otra persona, que tiene un documento pendiente de firmar electrónicamente, es una funcionalidad que a priori no parece tener importancia pero cuando nuestros clientes le han dado uso, la han agradecido, y mucho.
La firma electrónica de efirma.es cuenta con esta funcionalidad desde hace años, pero además, en nuestra última actualización de octubre, hemos añadido la posibilidad de enviar solo un número determinado de recordatorios, ya que no siempre interesa bombardear a un posible cliente con emails recordándole que tiene que finalizar un documento…, si al 4º, 5º o 10º email no lo ha hecho, quizá sea buena idea detener este envío continuo de mensajes.
Por eso, desde la actualización 3.7.2, podemos ir a nuestra herramienta y desde “Configuración” 🡢 “Documentos” 🡢 “Recordatorio”, podemos establecer un número máximo de recordatorios que se le enviarán a un destinatario, así como cuántos días queremos que pasen entre cada recordatorio. Una vez logremos nuestro objetivo, estos mensajes dejarán de enviarse.
Esta funcionalidad va muy de la mano con la posibilidad de añadir fecha de caducidad a los documentos, opción que también incluye efirma GO. Esta utilidad tiene como objetivo hacer que un documento deje de ser válido a partir de una fecha que le hayamos indicado previamente, como por ejemplo, cuando enviamos un presupuesto que tiene una validez de x días.
Esta opción es algo que deberían incluir todos los programas de firmas electrónicas, sin embargo, no todos cuentan con ello.
Cambios en el Rol de Revisión
Entre los distintos tipos de destinatarios que puede haber en un documento electrónico está el de “Revisión”, cuya misión es validar en algún momento del flujo la validez del documento, pero en ningún momento puede incluir su firma.
La última actualización permite que estos destinatarios ahora puedan escribir alguna anotación en un campo editable exclusivo para esta persona, de tal manera que puede dejar plasmado en el documento algún texto que sea necesario que aparezca una vez finalice.
Enviar confirmación de documentos completados
¿Alguien de tu empresa necesita que se le envíen todos los documentos firmados electrónicamente que forman parte de un proceso? Con tan solo indicar un email en un campo específico, podrás enviar tanto los documentos firmados como el certificado de firma a la dirección de correo electrónico que te soliciten. Un proceso muy simple que te puede ahorrar bastante trabajo.
Las funcionalidades que ofrece efirma.es ayudan a facilitar el proceso de la firma electrónica y permitir que tu trabajo sea mucho más ágil y cómodo.
Si quieres conocer en profundidad la herramienta de efirma GO, puede
