La firma electrónica ha revolucionado la forma en que se gestionan los documentos en el mundo moderno. Con la creciente necesidad de firmar contratos, acuerdos y formularios de manera digital, la demanda de programas de firma electrónica ha aumentado significativamente. En este artículo, exploraremos los 10 programas de firma electrónica más utilizados, que han demostrado ser herramientas confiables y eficientes para millones de usuarios y empresas en todo el mundo.
¿Qué es un programa para realizar firmas electrónicas?
Un programa para realizar firmas electrónicas es una herramienta digital diseñada para facilitar la firma de documentos de forma electrónica. Estos programas permiten a los usuarios firmar documentos de manera segura y legalmente vinculante sin necesidad de imprimir, escanear o enviar documentos físicos.
Utilizan tecnologías como la criptografía para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de las firmas electrónicas. Además, ofrecen funcionalidades adicionales como la gestión de documentos, el seguimiento de firmas, la verificación de identidad y la automatización de flujos de trabajo para hacer más eficiente el proceso de firma.
Tipos de firmas electrónicas que se pueden realizar
Existen varios tipos de firmas electrónicas, cada una con diferentes niveles de seguridad y adecuadas para distintos tipos de transacciones. Aquí están algunos de los tipos más comunes:
- Firma electrónica simple: Es la forma más básica de firma electrónica. Puede ser una imagen escaneada de la firma manuscrita, una firma digitalizada o simplemente un nombre escrito en un documento electrónico. Es útil para transacciones de bajo riesgo y menos sensibles.
- Firma electrónica avanzada (FEA): Ofrece un nivel más alto de seguridad que la firma electrónica simple. Requiere un proceso de identificación más riguroso y a menudo utiliza técnicas criptográficas para asegurar la integridad y autenticidad del documento. Es adecuada para transacciones más importantes y legales.
- Firma electrónica cualificada (FEC): Es la forma más segura y legalmente vinculante de firma electrónica en la Unión Europea, definida por el Reglamento eIDAS. Requiere un certificado digital emitido por una Autoridad de Certificación cualificada y cumple con estándares específicos de seguridad. Es adecuada para transacciones altamente sensibles y jurídicamente importantes.
Los programas de firma electrónica más utilizados
Antes de continuar con el detalle de los programas de firma electrónica más usados, es importante considerar qué aspectos son los más importantes a la hora de seleccionar un software u otro, en función de las necesidades de cada usuario. Algunas de estas características son:
- Qué firmas permite realizar.
- Si permite varios firmantes en un mismo documento.
- Si se pueden enviar varios documentos por envío.
- Número de usuarios que se incluyen para trabajar con la aplicación.
A continuación, se presentará una visión general de los programas de firmas electrónicas más utilizados, destacando sus principales ventajas.
efirma GO
efirma GO es una herramienta que te permite firmar electrónicamente cualquier documento, cumpliendo rigurosamente con el reglamento eIDAS y otras leyes de la firma electrónica, y además cuenta con un certificado expedido por el despacho de abogados Écija donde se puede comprobar su validez.
Destaca la facilidad de uso, además de una gran multitud de opciones de configuración, lo que permite un nivel de personalización óptimo.
Entre sus características más importantes destacan:
- Firma simple y avanzada.
- Posibilidad de enviar varios documentos en un mismo envío gracias a los sobres.
- Certificado de firma en varios idiomas.
- Configuración de distintos tipos de destinatarios.
- Recordatorios configurables para evitar que un documento se quede sin firmar.
- Posibilidad de añadir caducidad al documento.
- Firma presencial electrónica, ideal para entrega de paquetería o firmar consentimientos informados, entre otros.
- Campos autorellenables y campos editables.
- Clasificación de documentos para localización más rápida.
- Importación masiva de destinatarios.
- Usuarios con distintos permisos de acceso y configuración.
- Envío por email o sms.
- Cada envío soporta un peso máximo de 25 Mb. Por lo tanto, se pueden adjuntar tantos archivos sean necesarios, mientras su conjunto no llegue a este máximo permitido.
- API gratuita.
En el caso de enviar varios documentos en un mismo sobre, cada uno de los documentos tendrá su certificado de manera individual, por lo que no afectará en nada el hecho de los demás documentos hayan sido firmados o no.
Si tenemos en cuenta los precios, cuenta con un paquete muy económico de poco más de 100 € que permite enviar 60 documentos al año. En planes con mayor número de documentos, el coste por documento es uno de los mejores del mercado, bajando de los 0,23 € / documento. En lo que respecta a precio de la firma electrónica, es sin duda una de las mejores opciones en cuanto a funcionalidades / precio del mercado.
Logalty
Con una vocación jurídica, se ofrecen al mercado como unos apasionados a la hora de vender servicios con total validez jurídica y probatoria en un juicio. Entre sus productos, cuentan con la firma electrónica, comunicación certificada, contratación en videollamada, notificación electrónica y mucho más. Tienen un portfolio muy completo. Sin embargo, encontrar sus precios no siempre es sencillo.
A la hora de enviar un documento para firmarlo electrónicamente, el coste se va incrementando conforme se van añadiendo variables durante el proceso. El peso máximo que aceptan por envío es 1 Mb, y el precio se va incrementando en 0,17 € por cada 0,5 Mb. Añadir firmantes en los documentos también incrementa el coste en 0,5 €.
No funcionan por suscripción sino por recarga de saldo, y este tiene una validez de 6 meses hasta que caduca.
Signaturit
Esta compañía es muy reconocida entre las distintas empresas de firma electrónica.
Sus puntos fuertes son:
- Ofrecen los 3 tipos de firma.
- Prestan otros servicios relacionados con la firma electrónica.
- Empresa grande y reconocida a nivel internacional.
Su plan más básico permite enviar 60 documentos al año por 33 € / mes (o 396 € / año), firma avanzada e incluye 1 usuario. De querer contar con la opción de certificado digital, habría que contratar un plan superior.
Son uno de los más completos en cuanto a funcionalidades y niveles de seguridad, pero también les acompañan un precio más elevado que no siempre es necesario.
Su sistema de envío funciona por sobres y créditos, de tal manera que si en un envío se adjuntan varios documentos, este contará como un solo crédito.
Firmafy
Parten de un paquete de 300 documentos para enviar al año por un coste de 360 €, con un coste por documento de 0,83 €. Algunas de las funcionalidades en el paquete más básico son:
- 2 usuarios.
- Varios firmantes por documento.
- Posibilidad de establecer un orden en los firmantes.
- Personalización y seguimiento de los envíos.
- 10 años de custodia documental.
Docusign
Va ganando mercado con los años y se presentan como una de las mejores opciones en cuanto a la posibilidad de firmar documentos electrónicamente.
Su paquete básico incluye 5 sobres al mes o 60 al año, y sus 2 siguientes opciones son 100 sobres al año. Basan el precio en el número de funcionalidades que ofrecen a los usuarios y no tanto en el número de documentos que permiten enviar.
Funcionalidades que ofrece:
- Más de 44 idiomas disponibles.
- Generación de informes.
- Hasta 50 usuarios.
- API
- Integraciones con Google Drive, Microsoft 365 y mucho más.
Click & Sign
Esta marca pertenece al gigante Lleida.net. Como indican ellos mismos en su propia web, el precio de la firma electrónica varía en función del número de variables que se necesiten en cada uno de los procesos, por lo que su precio no está estipulado por el número de firmas o documentos a firmar, sino por las necesidades de quien envía el documento.
Cuentan con los sobres, por lo que cada envío puede contener varios documentos hasta acumular un máximo de 25 Mb (igual que efirma GO).
El precio básico parte de 1,43 € por documento, y este se irá incrementando si durante el proceso se hace uso de alguna de las siguientes opciones:
- Aumentar el nº de firmantes.
- Si se envía un código SMS para firmar.
- Si los firmantes además deben subir documentación.
- Etc.
Viafirma
Además de la firma electrónica, cuentan con otros servicios como son:
- Comprobación y validación de firmas digitales en un documento.
- Certificación del momento de la firma con sello de tiempo.
- Uso de certificados digitales para automatizar procesos de firma.
Centrándonos en la firma electrónica, indican que tienen plena validez tanto en la Unión Europea como en Latinoamérica. Ofrecen la firma avanzada como opción principal con variaciones en la forma de firmar, como son:
- Firma biométrica.
- Código OTP.
- En la nube.
- Certificado digital.
Evicertia
Evicertia está especializada en trabajar distinta documentación de múltiples formas. La relacionada con la firma electrónica es EviSign, y estas son algunas de sus características:
- Notificación por email.
- Plan básico permite hasta 3 Mb por envío.
- 2 firmantes en plan básico.
- Custodia online de 1 año.
Firmar.online
Este es otro de los programas de firma electrónica más conocidos. Especializados en la misma, ofrecen su solución orientándola por tamaño de la empresa o por sectores. Ofrecen los siguientes métodos de firma a distancia:
- Notificación fehaciente.
- Aceptación simple mediante un clic.
- Firma manuscrita.
- OTP.
- Certificado cualificado.
Tecalis
Esta empresa ofrece distintos servicios relacionados con documentación, identificación de identidad y automatización de procesos. Entre ellos tiene también la firma electrónica. Cuenta con un plan básico gratuito que incluye 10 firmas al mes pero estas son firmas simples sin audit trail, por lo que para hacer uso de la firma electrónica avanzada habría que contratar el siguiente paquete de 240 € / año por 50 envíos, a un coste de 2,4 € el envío.
Es de los pocos programas de firma electrónica que cuentan con un plan totalmente free, pero la firma que se ofrece no es la firma avanzada, sino la simple, por lo que la validez de los documentos firmados puede no ser la necesaria en caso de acudir a juicio.
Como particularidad, existe un número determinado de firmantes por documento que influye en el paquete que tenga contratado, partiendo de 3 firmantes por documento en el paquete más básico y alcanzando un máximo de 5 en el business.
Comparativa de programas de firma electrónica
Para ayudarte a elegir el software de firmas electrónicas que mejor se ajuste a las necesidades de tu empresa, hemos preparado una tabla comparativa que resalta las características principales de los programas más utilizados. Esta comparativa se enfoca en aspectos como la facilidad de uso, capacidades de automatización, soporte al cliente, seguridad de los datos, y adaptabilidad a cambios legislativos.
| Prueba Gratis | Firmas paquete más bajo | Coste más bajo (anual) | Precio documento (desde) | Precio documento (hasta) | API | Peso del envío | Custodia documental | App Móvil | Campos editables | Firma presencial | ||
| efirma GO | Si | 60 | 108 € | 1,8 € | 0,158 € | Gratuita | 25Mb | 5 años | Si | Si | Si | |
| Logalty | Si | Recarga saldo | Recarga saldo | Recarga saldo | 3 € | – | 1Mb | 2 años | Si | – | No | |
| Signaturit | Si | 60 | 396 € | 6,6 € | 2,75 € | Pago | 15Mb | 5 años | Si | Si | No | |
| Firmafy | Si | 300 | 360 € | 1,2 € | 0,72 € | Gratuita | – | 10 años | Si | Si | Si | |
| Docusign | Si | 60 | 108 € | 1,8 € | 4,56 € | Pago | 23,8Mb | – | Si | Si | Si | |
| Click & Sign | No | Recarga saldo | Recarga saldo | 1,43 € | 1,43 € | Gratuita | 25Mb | 5 años | No | – | No | |
| Viafirma | Si | 60 | 54 € | 0,9 € | – | Pago | – | – | Si | – | – | |
| Evicertia | No | – | – | – | – | Pago | 3Mb | 1 año | No | Si | Si | |
| Tecalis | Si | 50 | 240 € | 4,8 € | 1,6 € | Pago | 25 Mb | 5 años | Si | No | No |
Características clave en los softwares de firma electrónica
A la hora de elegir un programa para firmar electrónicamente, se deben tener en consideración varias características clave, como son las siguientes:
- Validez legal y cumplimiento del reglamento eIDAS.
- Tipo de firma que ofrece (simple, avanzada o certificada).
- Número de usuarios que se contratan.
- Enviar recordatorios de firma a los firmantes.
- Añadir caducidad a los documentos.
- Configuración de los documentos con campos editables.
- Clasificación de los documentos para una localización.
- Posibilidad de mandar varios documentos en un mismo envío.
- Distintos idiomas para informar a los firmantes.
- Recepción del certificado del documento firmado.
- Custodia documental por parte de la empresa.
Ventajas de contratar efirma GO
efirma GO cumple completamente con la normativa de las firmas electrónicas y el reglamento eIDAS, y además, tiene uno de los precios de firma electrónica más competitivos del mercado. Otras características a tener en cuenta que suponen un alto valor son:
- Eficiencia operativa: Maximiza la eficiencia gracias a la facilidad de uso de la herramienta y app.
- Soporte experto: Acceso a un equipo de soporte telefónico dispuesto a ayudar ante cualquier duda.
- Actualizaciones regulares: Asegura el cumplimiento constante con la legislación más reciente.
- Gestión de documentos: Clasifica y ordena con facilidad grandes volúmenes de documentos firmados.
- Seguridad garantizada: Protege la información contra accesos no autorizados y posibles brechas de seguridad.
Consejos para elegir un software de firma electrónica
Cuando estás buscando un software de firma electrónica, hay varios aspectos importantes a considerar para asegurarte de elegir el adecuado para tus necesidades. Aquí tienes algunos consejos:
- Seguridad y cumplimiento legal: Asegúrate de que el software cumple con las regulaciones y estándares de seguridad pertinentes, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa o la Ley de Firma Electrónica en tu país.
- Facilidad de uso: El software debe ser intuitivo y fácil de usar tanto para ti como para las personas con las que necesitas compartir documentos para firmar. Busca una interfaz limpia y sencilla.
- Compatibilidad: Asegúrate de que el software sea compatible con los dispositivos y sistemas operativos que utilizas, ya sea en computadoras de escritorio, dispositivos móviles o en la nube.
- Funcionalidades adicionales: Considera qué otras características ofrece el software. Algunos pueden tener integraciones con aplicaciones que ya utilizas, como Google Drive o Dropbox, mientras que otros pueden ofrecer funciones avanzadas como recordatorios automáticos o seguimiento de firmas.
- Precios y planes: Compara los precios y los planes de suscripción para asegurarte de obtener el mejor valor por tu dinero. Algunos servicios pueden ofrecer opciones gratuitas o planes de prueba para que puedas probar el software antes de comprometerte.
- Soporte al cliente: Asegúrate de que el proveedor ofrezca un buen soporte al cliente en caso de que necesites ayuda o tengas preguntas sobre el uso del software.
- Opiniones y reputación: Investiga las opiniones de otros usuarios y la reputación del proveedor antes de tomar una decisión. Las reseñas de usuarios reales pueden darte una idea de la experiencia general con el software.
Teniendo en cuenta estos consejos, podrás elegir un software de firma electrónica que se adapte mejor a tus necesidades y te ayude a agilizar tus procesos de firma de documentos.
Preguntas frecuentes
Es normal hacerse preguntas cuando alguien se plantea contratar un programa de firmas electrónicas. Hemos recopilado las preguntas más habituales que suelen hacernos.
¿Cómo puedo asegurar que el programa de firmas electrónicas que elijo cumple con la legislación actual?
Para asegurarte de que el programa de firmas electrónicas que elijas cumple con la legislación actual, considera los siguientes pasos:
- Investiga la legislación relevante: Comienza por familiarizarte con las leyes y regulaciones relacionadas con las firmas electrónicas en tu país o región. Esto puede incluir el Reglamento eIDAS en la Unión Europea.
- Verifica la conformidad del proveedor: Asegúrate de que el proveedor del software de firma electrónica tenga políticas y prácticas que cumplan con las leyes y regulaciones pertinentes. Puedes verificar si el proveedor ha obtenido certificaciones de cumplimiento específicas o si ha sido auditado por terceros para cumplir con los estándares legales.
- Funcionalidades de seguridad: Comprueba que el software ofrezca características de seguridad sólidas, como cifrado de extremo a extremo, autenticación de usuario robusta y registro de auditoría detallado. Estas características son esenciales para cumplir con muchas regulaciones de firmas electrónicas.
- Cumplimiento de estándares de la industria: Busca proveedores que sigan estándares reconocidos de la industria, como ISO 27001 para seguridad de la información, para garantizar que el software cumpla con las mejores prácticas de seguridad.
- Consultar con profesionales legales: Si tienes dudas sobre la conformidad legal del software, consulta con abogados especializados en derecho tecnológico o de firmas electrónicas. Ellos pueden brindarte orientación específica sobre la elección de un software que cumpla con la legislación aplicable.
- Buscar documentos en la web que acrediten esta validez: En el caso de contar con documentos expedidos por empresas externas que corroboren la validez legal de la documentación firmada, la empresa debería mostrarla a quien la solicite, pues es siempre una garantía de autenticidad. En efirma GO, contamos con un documento expedido por ecija abogados que confirma la completa validez de nuestra firma electrónica.
¿Es posible integrar el software de firmas electrónicas con otros programas?
Sí, muchos programas de firmas electrónicas ofrecen integraciones con otros softwares, , como pueden ser programas de contabilidad o laboral. Si además, esta integración puede realizarse mediante API, la agilidad y rapidez en los procesos de la firma electrónica aumentarían considerablemente. Este es un claro ejemplo de lo que puede hacer efirma GO.
¿Es útil la firma electrónica para una ETT?
Debido al elevado volumen de firmas que se realizan a diario en una ETT, así como a su naturaleza y necesidad de evitar el desplazamiento de los trabajadores, el uso de la firma electrónica en una ETT está totalmente recomendado, tanto por su reducido coste como por el ahorro en servicios y desplazamiento por parte de los candidatos.
